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Von der Late-Scan zur Early-Scan Digitalisierung

Wenn heute die Forderung nach Prozessoptimierung in der Antragsbearbeitung ausgerufen wird, lauten die Reaktionen meist: “Optimieren der internen Abläufe” oder sogar der “Austausch des IT-Systems”. Dabei sind es jedoch nicht nur die Prozessbearbeitungszeiten, die optimiert werden können. Viel größeres Potenzial schlummert in den Prozessliegezeiten, die nicht im unmittelbaren Einflussbereich des Finanzdienstleisters liegen, wie z. B. die Postlaufzeit. Ohne Zweifel lässt sich diese durch Expresszustellung oder Kurier zwar beschleunigen, nur ist dies nicht ohne zusätzliche Kosten zu erreichen.

Zeitliche Verzögerung trotz Digitalisierung

Das eingereichte Stück Papier wird, mittelfristig betrachtet, an Bedeutung verlieren, da viele Finanzdienstleister heute elektronische Dokumentenarchive im Einsatz haben, die ein optisches Abbild, also eine Fotokopie, zur Aufbewahrung vorhalten. Schon bei der Inhaltsprüfung des Dokumentes wird dann nur noch auf die optische Kopie zugegriffen. Jedoch bleiben zwei wesentliche, aufwändige und zeitliche Aspekte bestehen: die zeitliche Verzögerung bei der Einreichung des Dokumentes auf dem Postweg und bei der Digitalisierung des Dokumentes mit Hilfe eines Scanners.

Diese Hürden verhindern einen “schnellen” Vertragsabschluss und verursachen hohe Aufwände seitens des Finanzdienstleisters. Sind zudem Informationen unleserlich oder wurde das falsche Dokument als Nachweis eingereicht, wiederholen sich die Bearbeitungsschritte und die Dauer der Bearbeitung verlängert sich über Tage hinweg. Lässt sich diese Bearbeitung nun vollständig elektronisch abbilden, verringert sich die Abwicklungszeit auf ein Minimum und die Interaktion wird enger. Eine schnellere Rückmeldung wirkt sich zudem positiv auf die Kundenzufriedenheit aus.

Technologie-Innovationen als Wegbereiter

Die moderne Technik ermöglicht heute innovative Ansätze, die vor Jahren noch wie Science Fiction klangen. Heute sind Multifunktionsgeräte mit Scan-Funktion, Scanner-Mäuse und Smartphones mit Kamerafunktion weit verbreitet. Apps wie Microsoft Office Lens helfen durch eine Ausrichtungskorrektur beim Abfotografieren von Dokumenten, so dass sogar aus  schwierigen Winkeln bei ausreichendem Licht ein gutes Ergebnis erzielt werden kann und die elektronische Kopie an allen Kanten den Abmaßen der DIN-Norm entspricht.

Verlagerung der Digitalisierung ins Front Office

Damit lässt sich der heute existierende Late-Scan in einen Early-Scan Prozess verwandeln und die Aufwände für die Digitalisierung verlagern sich in den Front Office Bereich, also hin zum Point of Sale. Damit dort die Umwandlung der Papierdokumente möglichst reibungslos funktioniert, sind effiziente Ansätze für die Zuordnung und Klassifikation der elektronisch erzeugten Dokumente notwendig, welche die verschiedenen Geräteklassen unterstützen. Unterschiedliche Ausbaustufen bieten hierbei verschiedene Komfortgrade ab, die mit der Zuordnung in der Online-Anwendung und Synchronisierung mit einem Cloud-Anbieter beginnen und über eigens entwickelte Smart-Device-Apps bis hin zur vollständigen Inhaltsextraktion und automatischen Zuordnung durch intelligente Mustererkennung reichen.

Bildquelle: @Maksym Dykha / Fotolia.com

 

Enrico Moritz

Autor:

Enrico Moritz

afb Application Services AG

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